Πότε αξίζει να αυτοματοποιήσεις μια εργασία (και πότε όχι)

Η πιο συχνή ερώτηση που ακούω δεν είναι «μπορείς να το αυτοματοποιήσεις;». Σχεδόν τα πάντα αυτοματοποιούνται. Η σωστή ερώτηση είναι «αξίζει;».

Αυτοματοποίησε όταν ισχύουν και τα τρία

• Επαναλαμβάνεται. Μια εργασία που γίνεται κάθε μέρα ή κάθε βδομάδα αποσβένει γρήγορα τον χρόνο που θα βάλεις να τη φτιάξεις. Κάτι που γίνεται δυο φορές τον χρόνο, όχι.
• Έχει κανόνες. Αν μπορείς να εξηγήσεις τα βήματα σε έναν νέο υπάλληλο με μια λίστα, αυτοματοποιείται. Αν χρειάζεται κρίση κάθε φορά, δυσκολεύει.
• Είναι σταθερή. Μια διαδικασία που αλλάζει κάθε μήνα θα σπάει συνέχεια. Πρώτα σταθεροποίησέ τη, μετά αυτοματοποίησε.

Όταν ισχύουν και τα τρία, ο αυτοματισμός δεν γλιτώνει απλώς χρόνο. Σταματάει και τα λάθη που κρύβονται στη βαρετή χειροκίνητη δουλειά.

Μην αυτοματοποιείς (ακόμα)

• Εργασίες που γίνονται σπάνια. Το κόστος δεν αποσβένεται.
• Αποφάσεις που θέλουν ανθρώπινη κρίση. Ένα agent μπορεί να τις προετοιμάσει, αλλά η απόφαση μένει σε άνθρωπο.
• Διαδικασίες που δεν έχουν κατασταλάξει. Αυτοματοποιείς το χάος και παίρνεις γρηγορότερο χάος.

Ο κανόνας στην πράξη

Πριν αυτοματοποιήσω οτιδήποτε, μετράω δύο πράγματα: πόσες ώρες τρώει τον μήνα και πόσο σταθερά είναι τα βήματα. Αν είναι πολλές ώρες σε σταθερή, επαναλαμβανόμενη δουλειά, αξίζει σχεδόν πάντα. Αν όχι, σου το λέω ειλικρινά πριν ξοδέψεις ευρώ.

Έχεις μια εργασία ρουτίνας που σε τρώει; Πες μου πού χάνεις χρόνο.